Pemberitahuan Privasi

Momentum Spark Pte. Ltd. (“KitaHQ”, “kami”), dengan alamat 73 Ayer Rajah Crescent, #01-24, Singapore 139952, menghormati privasi Anda. Pemberitahuan ini menjelaskan pemrosesan Data Pribadi saat Anda mengunjungi situs KitaHQ, menggunakan akun bisnis KitaHQ, atau mengikuti proses rekrutmen yang didukung KitaHQ.

Peran KitaHQ bergantung pada kegiatannya. Kami menentukan tujuan dan cara pemrosesan data situs, akun, keamanan, dan dukungan. Ketika Pemberi Kerja menggunakan KitaHQ untuk memproses data Kandidat, Pemberi Kerja pada umumnya menentukan tujuan rekrutmen dan KitaHQ memproses data berdasarkan instruksi terdokumentasi. KitaHQ tetap bertanggung jawab atas kewajiban yang berlaku untuk kegiatan dan perannya sendiri.

‍

1. Pihak yang dicakup

Pemberitahuan ini mencakup:

• Kandidat: orang yang diundang Pemberi Kerja untuk mengirim CV, mengikuti wawancara video AI atau asesmen lain, atau berpartisipasi dalam proses rekrutmen yang didukung KitaHQ.
• Perekrut dan pengguna Pemberi Kerja: orang yang membuat atau menggunakan akun bisnis KitaHQ, mengatur alur rekrutmen, meninjau data Kandidat, atau menghubungi KitaHQ.
• Pengunjung situs: orang yang mengunjungi kitahq.com, mengirim formulir, meminta demo, atau menghubungi kami.

Order Form, Perjanjian Layanan Utama, dan ketentuan pemrosesan data yang berlaku dapat mengatur hubungan dengan pelanggan Pemberi Kerja secara lebih khusus.

‍

2. Data Pribadi yang kami proses

Data Kandidat

Kami dapat memproses identitas dan kontak; CV, pengalaman kerja, pendidikan, keahlian dan kualifikasi; dokumen atau portofolio; video, audio, transkrip dan jawaban wawancara; persyaratan pekerjaan, pertanyaan dan kriteria penilaian yang diatur perekrut; skor keselarasan kriteria, peringkat keselarasan kriteria, ringkasan, observasi dan laporan; peristiwa alur rekrutmen dan status undangan; data perangkat, browser, koneksi dan diagnostik; serta komunikasi dan permintaan dukungan.

Data perekrut dan pengguna Pemberi Kerja

Kami dapat memproses nama, kontak bisnis, perusahaan dan jabatan; kredensial akun dan catatan autentikasi; konfigurasi pekerjaan, wawancara, asesmen dan alur kerja; perubahan tahap, tindakan alur kerja dan komunikasi; data kontrak dan administrasi akun; serta catatan layanan, keamanan, penggunaan dan dukungan.

Data pengunjung situs

Kami dapat memproses informasi yang dikirim melalui Webflow atau formulir situs lainnya; nama, kontak bisnis, perusahaan dan isi pesan; alamat IP, browser, perangkat, sumber rujukan dan halaman yang dikunjungi; serta data analitik dan cookie sebagaimana dijelaskan dalam Kebijakan Cookie.

Jangan mengirim data yang tidak diperlukan untuk tujuan rekrutmen atau dukungan terkait.

Sumber data dan informasi wajib

Data Kandidat berasal dari Kandidat dan Pemberi Kerja. KitaHQ menghasilkan transkrip, skor keselarasan kriteria, peringkat keselarasan kriteria, ringkasan dan laporan dari masukan tersebut. Data akun perekrut berasal dari pengguna Pemberi Kerja dan Pemberi Kerja; data situs berasal dari pengunjung, perangkatnya dan teknologi situs yang dijelaskan dalam Kebijakan Cookie.

Informasi yang ditandai wajib diperlukan untuk langkah rekrutmen atau fungsi layanan yang dikonfigurasi Pemberi Kerja. Jika tidak diberikan, langkah atau fungsi tersebut mungkin tidak tersedia. Informasi lain bersifat opsional. Anda dapat menghubungi privacy@kitahq.com untuk menanyakan pemrosesan oleh KitaHQ atau pembatasan yang tersedia; pertanyaan akomodasi, jalur alternatif dan lamaran harus menggunakan kontak Pemberi Kerja yang dicantumkan dalam undangan atau email terkait, atau jalur lamaran awal.

‍

3. Tujuan pemrosesan

Kami memproses Data Pribadi untuk menyediakan dan mengoperasikan layanan; membuat dan mengamankan akun; mengirim undangan dan pengingat; menerima dan mengelola CV, dokumen dan jawaban; membuat transkrip; mengevaluasi jawaban berdasarkan kriteria terkait pekerjaan yang dikonfigurasi perekrut; menghasilkan skor keselarasan kriteria, peringkat keselarasan kriteria, ringkasan, asesmen dan laporan berbantuan AI; mendukung tindakan alur kerja yang dikonfigurasi Pemberi Kerja, termasuk undangan, pengingat, undangan wawancara manajer atau permintaan peninjauan oleh perekrut berwenang ketika kondisi yang dikonfigurasi terpenuhi; memungkinkan peninjauan perekrut; menyediakan dukungan teknis; menjaga keamanan dan catatan audit; memahami penggunaan; serta memenuhi kewajiban hukum, regulasi dan kontrak. KitaHQ tidak menolak Kandidat secara otomatis. Perekrut berwenang harus mengonfirmasi setiap penolakan atau keputusan kemajuan lain yang merugikan.

KitaHQ tidak menggunakan data Kandidat, termasuk isi wawancara, untuk melatih model KitaHQ atau model AI pihak ketiga.

‍

4. Pemrosesan berbantuan AI dan keputusan manusia

KitaHQ menggunakan AI untuk transkripsi dan evaluasi informasi yang diberikan Kandidat berdasarkan kriteria yang dikonfigurasi perekrut. Keluaran dapat berupa ringkasan, skor keselarasan kriteria, peringkat keselarasan kriteria, narasi asesmen dan laporan wawancara untuk ditinjau perekrut.

Peringkat keselarasan kriteria menunjukkan keselarasan dengan kriteria yang dikonfigurasi perekrut dan mendukung peninjauan oleh perekrut. Pemberi Kerja dan tim perekrutan mempertimbangkan bukti lain yang relevan. KitaHQ tidak menolak Kandidat secara otomatis, dan perekrut berwenang harus mengonfirmasi setiap penolakan atau keputusan kemajuan lain yang merugikan.

Pemberi Kerja dapat mengonfigurasi aturan alur kerja yang membuat undangan, pengingat, undangan wawancara manajer atau permintaan peninjauan ketika kondisi tertentu terpenuhi. KitaHQ tidak menolak Kandidat secara otomatis. Perekrut berwenang harus mengonfirmasi setiap penolakan atau keputusan kemajuan lain yang merugikan setelah meninjau bukti Kandidat yang relevan. Pemberi Kerja tetap bertanggung jawab atas kriterianya, keputusan yang dikonfirmasi, pemberitahuan yang diwajibkan serta setiap peninjauan atau pertimbangan ulang, sementara KitaHQ tetap bertanggung jawab atas kewajiban yang berlaku untuk perannya.

KitaHQ memproses video dan audio untuk menyediakan wawancara yang dikonfigurasi, dan masukan tersebut dapat secara tidak langsung mengungkapkan karakteristik pribadi. KitaHQ mengevaluasi isi jawaban Kandidat berdasarkan kriteria terkait pekerjaan yang ditentukan perekrut. Asesmen tidak dirancang untuk mengevaluasi penampilan, ekspresi wajah, arah pandangan atau gerakan mata, emosi yang disimpulkan, gender, usia, ras, aksen, cetak suara atau nada suara. Kinerja pengenalan suara dapat berbeda berdasarkan kualitas audio, bahasa dan aksen, sehingga peninjau perlu mempertimbangkan jawaban Kandidat dan konteks yang relevan. Kandidat yang membutuhkan akomodasi, koreksi, peninjauan atau jalur alternatif harus menggunakan kontak Pemberi Kerja yang dicantumkan dalam undangan atau email terkait, atau jalur lamaran awal. Kendala teknis dapat dilaporkan ke support@kitahq.com.

Sebelum memulai wawancara video AI, Kandidat akan menerima penjelasan berikut: “Cara AI digunakan: KitaHQ mentranskripsikan rekaman jawaban Anda dan mengevaluasi isinya berdasarkan kriteria terkait pekerjaan yang dikonfigurasi perekrut. KitaHQ dapat membuat transkrip, skor atau peringkat keselarasan kriteria, ringkasan dan laporan wawancara untuk ditinjau perekrut. Pemberi Kerja mengendalikan kriteria dan membuat keputusan rekrutmen.” Kandidat kemudian akan diminta mengakui: “Saya telah membaca Pemberitahuan Privasi Kandidat dan memahami bahwa wawancara ini akan direkam serta AI akan membantu transkripsi dan penilaian jawaban saya berdasarkan kriteria terkait pekerjaan yang dikonfigurasi perekrut.” Wawancara tidak dapat dimulai sampai kotak centang wajib yang sudah ada dipilih. Varian persetujuan eksplisit yang ditinjau secara terpisah hanya akan digunakan jika diwajibkan untuk penerapan tertentu.

‍

5. Dasar pemrosesan dan tanggung jawab Pemberi Kerja

Dasar pemrosesan ditentukan berdasarkan kegiatan dan peran. Untuk rekrutmen, Pemberi Kerja menentukan dan menjelaskan dasar yang sah, sedangkan KitaHQ pada umumnya memproses data berdasarkan instruksi terdokumentasi. Untuk akun dan administrasi layanan, KitaHQ memproses data untuk menjalankan hubungan pelanggan. Untuk formulir situs, kami memproses data guna menjawab permintaan, mengambil langkah prakontrak yang diminta, atau menjalankan kepentingan yang sah untuk berkomunikasi dengan kontak bisnis, sepanjang dasar tersebut tersedia berdasarkan hukum yang berlaku. Untuk pengukuran situs, apabila persetujuan sebelumnya diwajibkan, KitaHQ mengaktifkan Google Analytics 4, Microsoft Clarity, dan pengukuran konversi Google Ads hanya setelah pengunjung menerima teknologi non-esensial. Untuk keamanan dan kepatuhan, kami memproses catatan yang diperlukan berdasarkan kewajiban hukum atau kepentingan keamanan yang berlaku.

Jika pemrosesan didasarkan pada persetujuan, persetujuan dapat ditarik tanpa memengaruhi pemrosesan yang telah dilakukan secara sah. Setiap pihak tetap bertanggung jawab atas kewajiban sesuai kegiatannya.

‍

6. Penerima Data Pribadi

Kami dapat mengungkapkan Data Pribadi kepada Pemberi Kerja, perekrut, manajer perekrutan dan peninjau berwenang; penyedia layanan hosting, pemrosesan AI, analitik, komunikasi, keamanan dan dukungan; serta pengadilan, regulator atau penegak hukum apabila diwajibkan atau diizinkan.

Penyedia layanan memproses informasi berdasarkan persyaratan kontraktual dan keamanan yang sesuai dengan perannya.

‍

7. Pemrosesan lintas negara

KitaHQ dan penyedia layanannya dapat memproses Data Pribadi di luar negara tempat data dikumpulkan. Untuk transfer yang dikendalikan KitaHQ, KitaHQ menggunakan dasar transfer dan perlindungan yang diwajibkan hukum yang berlaku. Pemberi Kerja bertanggung jawab secara terpisah atas transfer yang dikendalikannya. Informasi mengenai pengaturan yang berlaku untuk pemrosesan KitaHQ dapat diminta melalui privacy@kitahq.com.

‍

8. Retensi dan penghapusan

KitaHQ menyimpan Data Pribadi hanya selama diperlukan untuk menyediakan layanan, mengikuti instruksi Pemberi Kerja dan perjanjian pelanggan yang terdokumentasi, memenuhi kebutuhan hukum, keamanan atau penyelesaian sengketa, serta mempertahankan catatan operasional yang diperlukan. Masa retensi berbeda menurut jenis data dan sistem. Ketika data tidak lagi diperlukan, KitaHQ menghapus atau menganonimkannya, dengan memperhatikan cadangan terbatas, penahanan hukum dan catatan keamanan. Jangka waktu tertentu hanya berlaku apabila disebutkan untuk kategori data tertentu dan telah diverifikasi pada sistem dan penyedia terkait.

‍

9. Keamanan

KitaHQ menggunakan langkah teknis dan organisasi yang dirancang untuk melindungi Data Pribadi, termasuk enkripsi saat transit dan tersimpan, kontrol akses berbasis peran dengan autentikasi multifaktor, pemantauan dan pemindaian kerentanan, serta prosedur respons insiden terdokumentasi. KitaHQ secara internal memetakan prosedur keamanannya terhadap kriteria Keamanan SOC 2 terpilih yang berlaku. Bukti yang tersedia untuk kontrol terdokumentasi tersebut dapat diberikan melalui proses peninjauan keamanan pelanggan yang sesuai.

Informasi lebih lanjut tersedia pada halaman Keamanan KitaHQ.

‍

10. Hak dan pilihan Anda

Bergantung pada hukum dan peran KitaHQ, Anda dapat memiliki hak atas informasi, akses, salinan, pelengkapan, koreksi, penghapusan, pembatasan, keberatan, penarikan persetujuan dan portabilitas. Bergantung pada hukum yang berlaku, Anda juga dapat memiliki hak terkait keputusan otomatis yang signifikan, termasuk hak untuk menerima informasi tentang keputusan tersebut, menyampaikan tanggapan, memperoleh campur tangan manusia dan menggugat keputusan tersebut.

Anda dapat langsung menghubungi privacy@kitahq.com. Jika data rekrutmen terkait dikendalikan Pemberi Kerja, KitaHQ akan meneruskan permintaan atau membantu Pemberi Kerja sesuai perannya. Menghubungi KitaHQ tidak mengurangi hak Anda. Kami dapat memverifikasi identitas dan menerapkan pengecualian yang sah.

‍

11. Cookie dan analitik situs

KitaHQ menggunakan teknologi esensial pada situs dan layanan. Berdasarkan pilihan pengunjung, KitaHQ menggunakan Google Analytics 4 dan Microsoft Clarity untuk pengukuran dan peningkatan situs, serta pengukuran konversi Google Ads untuk memahami apakah kampanye pemasaran menghasilkan tindakan seperti pemesanan demo atau pengiriman formulir. KitaHQ tidak menampilkan iklan pada situs publik. Rincian dan pilihan yang tersedia dijelaskan dalam Kebijakan Cookie. Izin kamera dan mikrofon browser terpisah dari pilihan cookie.

‍

12. Insiden Data Pribadi

KitaHQ menilai insiden Data Pribadi dan memberitahukan pelanggan, individu, serta otoritas jika diwajibkan hukum. Jika KitaHQ memproses data Kandidat untuk Pemberi Kerja, kami akan memberi tahu dan membantu Pemberi Kerja sesuai perjanjian dan hukum.

‍

13. Informasi khusus negara

Ringkasan ini berlaku hanya jika hukum Indonesia mengatur pemrosesan terkait. Ringkasan ini melengkapi bagian global Pemberitahuan dan tidak membatasi hak atau kewajiban yang tidak dapat dikesampingkan.

Indonesia

Jika Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi berlaku, individu dapat meminta informasi, akses, salinan, pelengkapan, koreksi, penghapusan, pembatasan, penarikan persetujuan, dan hak lain yang diberikan hukum. Individu dapat mengajukan keberatan terhadap keputusan yang hanya didasarkan pada pemrosesan otomatis apabila syarat hukum terpenuhi. Permintaan mengenai proses rekrutmen Pemberi Kerja harus disampaikan kepada Pemberi Kerja; permintaan mengenai pemrosesan KitaHQ dapat dikirim ke privacy@kitahq.com.

Rujukan resmi: Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

‍

14. Perubahan

Kami dapat memperbarui Pemberitahuan ini saat layanan, praktik, atau kewajiban hukum berubah. Kami akan menampilkan tanggal berlaku yang baru dan memberikan pemberitahuan tambahan apabila diwajibkan. Penggunaan situs secara berkelanjutan tidak dianggap sebagai persetujuan apabila hukum mewajibkan pilihan terpisah.

‍

15. Kontak

Kontak privasi

Momentum Spark Pte. Ltd.

73 Ayer Rajah Crescent, #01-24

Singapore 139952

privacy@kitahq.com

Untuk kendala teknis wawancara: support@kitahq.com. Untuk akomodasi dan status lamaran: hubungi Pemberi Kerja.